Privacybeleid

Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Als u via de website via www.naarschoolinlokeren.be doorklikt naar lokeren.aanmelden.in en uw kind aanmeldt dan gaat u akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het Lokaal Overlegplatform Lokeren Basisonderwijs die daarbij horen. Deze leest u in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. De gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Lokeren Basisonderwijs, zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als u niet wil dat wij uw gegevens verwerken, kan u zich hiertegen verzetten via evy.dhollander@ond.vlaanderen.be . Houd er wel rekening mee dat wij u dan de gevraagde dienst  "het verwerken van de aanmelding van uw kind" niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen afronden.

Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingsregister.

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon onderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Lokeren Basisonderwijs, werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De schoolbesturen met scholen gewoon basisonderwijs gelegen op grondgebied Lokeren mandateerden het LOP Lokeren Basisonderwijs voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Uw persoonsgegevens worden door het Lokaal Overlegplatform Lokeren Basisonderwijs verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2023-2024.

Het LOP BaO Lokeren sluit in opdracht van de schoolbesturen een subverwerkersovereenkomst af met V-ICT-OR waarin de verplichtingen inzake gegevensbescherming opgenomen zijn. V-ICT-OR is de software-ontwikkelaar die instaat voor de ontwikkeling en het onderhoud van de aanmeldingssoftware.

Privacyverklaring.

Welke informatie van uw gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

• Die u bij het aanmelden invult: de naam van de ouder(s) en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes, uw voorkeurorde, koppeling van kinderen (indien van toepassing).
• Die noodzakelijk is voor de ordening van uw kind in elke school die u aangeeft:
  • Domicilieadres kind en/of werkadres: voor de berekening van de afstand tussen school en opgegeven adres 
  • Vragen die bepalen of je voorrang krijgt bij de rangordening
    • Of een ouder op de school werkt,
    • Of er al een broer of zus op school zit,
• Voor analyse en monitoring:
  • Ontvangt het gezin tijdens het schooljaar 2021-2022 of schooljaar 2022-2023 een schooltoeslag (de vroegere schooltoelage)?
  • De moeder heeft (minstens) een diploma secundair onderwijs of een getuigschrift van het zesde jaar secundair onderwijs.
    
    De antwoorden op deze aanvullende vragen worden geanonimiseerd verwerkt voor analyse en monitoring en hebben geen impact de ordening en toewijzing. De school heeft geen toegang tot deze informatie. De monitoring valt onder volgende decretale opdracht van het LOP: "het maken van afspraken inzake het nastreven van de doelstellingen inzake gelijke kansen". U bent niet verplicht de vragen te beantwoorden.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

U kan uw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. Je contacteert de helpdesk aanmelden.basis@lokeren.be of 0478 82 90 10 of 0492 15 90 54. Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na 21/03/2023 16uur is het niet meer mogelijk om uw gegevens te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van uw kind en uw gezin gebruikt ?

• Op individueel niveau worden de gegevens van uw kind gebruikt voor:
  • Voor de rangordening van uw kind en de toewijzing van een school.
  • Om u op de hoogte te brengen van het resultaat van uw aanmelding.
  • Om uw kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat u dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
  • Om voor uw kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
• Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingsssyteem te evalueren en na te gaan:
  • Of het systeem V-ICT-OR technisch goed functioneert en de afstandsberekeningen, rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren
  • In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders
  • Via de aanvullende vragen: in kader van gelijke onderwijskansen monitoring sociale cohesie binnen de scholen.

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien ?

• De personen die door het LOP Lokeren Basisonderwijs gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen bemannen. De helpdeskmedewerkers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.
• De subverwerker V-ICT-OR die zich er uitdrukkelijk toe verbindt het vertrouwelijk karakter en de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen.
• De directeur van de school die aan uw kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van uw kind. De school krijgt niet te zien wat jouw voorkeurorde is, noch de antwoorden op de aanvullende vragen, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde.
• De directeur van de scholen waar jouw kind op de weigeringslijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch de antwoorden op de aanvullende vragen, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
  • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
  • geboortedatum, RRN, adres van het kind
  • of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel
  • leerling is toegewezen of niet toegewezen

Hoe worden de gegevens van uw gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen:

• Controle voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de criteria afgesproken binnen het LOP Lokeren Basisonderwijs, gebeuren volgende noodzakelijke controles:
  • Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
  • Dubbele dossiers: één kind kan maar één keer aangemeld worden.
  • Is de koppeling van meerdere gezinnen uit een gezin gelukt
  • Voorafgaande controles op adres

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. De opgegeven contactgegevens kunnen gebruikt worden om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast.

• Controle door de school bij inschrijving: wanneer u uw kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan u volgende documenten meebrengen bij inschrijving:
  • Identiteitsbewijs van jouw kind;
  • Behoort je kind tot een voorrangsgroep;
  • Bewijs van het opgegeven (toekomstig) domicilieadres;
  • Bewijs van het opgegeven werkadres.

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je jouw recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoe gebeurt de ordening en toewijzing van alle aangemelde kinderen?

Voorrang

Kinderen met een broer of zus op school of kinderen van personeel krijgen voorrang.
Broers/zussen en kinderen van personeel geboren in 2021 kunnen met voorrang inschrijven op school van 16 januari tot 10 februari 2023.
Broers/zussen en kinderen van personeel niet geboren in 2021 melden aan tussen 28 februari en 21 maart 2023 en worden als eerste gerangordend.

Ordening overige leerlingen op ‘afstand’

De vrije plaatsen worden verdeeld op basis van de afstand in vogelvlucht tussen het domicilieadres van het aangemelde kind of het werkadres van één van beide ouders. Voor elk kind kan maar één referentieadres opgegeven worden. De ouders kiezen zelf of ze het (toekomstig) domicilieadres van het kind opgeven, ofwel het (toekomstig) adres waar één van de ouders werkt. Er gebeuren steekproefgewijs controles op (werk)adres voor de toewijzing van de plaatsen start.  De adresgegevens worden gecontroleerd bij de inschrijving op school!

Toewijzing in de hoogst mogelijke school van voorkeur

Elk kind kan maar één toekenning krijgen. Wanneer tijdens het proces van ordenen het kind een toekenning krijgt in twee scholen, blijft enkel de toekenning in de hoogste voorkeurschool behouden. De andere plek komt vrij en wordt opnieuw verdeeld.

Er is dus geen prioriteit voor schoolkeuze bij rangordening, wel voor afstand. Of, om het nog duidelijker te maken: een kind dat in zijn school van 2e keuze op basis van afstand wel een plaats kan krijgen, kan daardoor een ander kind verdringen dat die school als 1e koos.

Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Het LOP bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Heb je vragen over welke gegevens wij over jou verwerken? Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen? Neem contact op met de beheerder: aanmelden.basis@lokeren.be of 0478 82 90 10 of 0492 15 90 54.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Wend u tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via: toezichtscommissie@vlaanderen.be

Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan? Er is een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing? Neem eerst contact op met de deskundige van het Lokaal Overlegplatform die legt de klacht voor aan de ombudsdienst inschrijvingen.

Ben je niet akkoord met de beslissing van deze lokale dienst, dan kun je een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten (zie website aanmelden of op het weigeringsdocument voor de contactgegevens). Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldingsperiode om contact te nemen.